Để đảm bảo chuyển đổi số thành công trong việc gia tăng năng suất số, doanh nghiệp cần có các chương trình và hoạt động cụ thể để thúc đẩy 5 yếu tố năng suất số dưới đây.

“Lực đẩy” năng suất số

Tri thức

Bản chất của việc làm số (digital work) là các công việc tri thức- sử dụng tri thức để xử lý và giải quyết các đòi hỏi của công việc có áp dụng chuyển đổi số. Các cá nhân sẽ sử dụng tri thức để thực thi và ra quyết định trên môi trường làm việc số.

Một bác sỹ khám bệnh truyền thống- công việc tri thức ngày nay có thể cập nhật toàn bộ thông tin về bệnh nhân nhanh chóng thông qua sổ khám điện tử là một ví dụ việc làm số. Bài toán nâng cao năng suất số thông qua tri thức sẽ đòi hỏi mọi cá nhân cần phải liên tục học hỏi tri thức mới, cập nhật tri thức, thải loại tri thức lạc hậu không phù hợp.

Thông tin

Khi các cá nhân thực hiện tác vụ trên môi trường số sẽ đòi hỏi một yếu tố đầu vào quan trọng nhưng ít đóng vai trò trong nền kinh tế truyền thống – thông tin. Thông qua tiếp cận thông tin đa chiều từ các phòng, ban và mọi cá nhân giúp cho doanh nghiệp nhận ra các quy trình hay khu vực có vấn đề có thể được cải tiến.

Bằng cách phân tích dữ liệu vận hành về các quy trình hiện có, doanh nghiệp có thể xác định các chậm trễ và thực hiện các thay đổi có thể cải thiện năng suất và hiệu suất làm việc. Thông tin cũng có thể đóng vai trò như một động lực cho đổi mới và sáng tạo. Thông qua các vấn đề tồn tại nội bộ cũng như các đòi hỏi từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ nhận thức ra những gì cần đổi mới sáng tạo để giải quyết tận gốc rễ vấn đề.

“Lực đẩy” năng suất số

Hợp tác

Hợp tác đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng năng suất truyền thống và còn lớn hơn đối với năng suất số. Hợp tác cho phép các cá nhân cộng hưởng và kết hợp sức mạnh khi mỗi người chỉ tập trung sử dụng điểm mạnh của mình và cộng hưởng với tập thể và cộng đồng trong doanh nghiệp nhằm bù đắp cho những điểm yếu bản thân. Đặc biệt, hợp tác còn giúp cho doanh nghiệp và lãnh đạo nhìn thấy những điểm yếu liên quan tới các phòng, ban để đầu tư nguồn lực nhằm xóa bỏ các rào cản năng suất này.

Ngoài ra, hợp tác giúp cho mỗi cá nhân giao tiếp hiệu quả và chính xác hơn, dẫn tới cải thiện khả năng trao đổi và xử lý thông tin, giảm thiểu sai sót và hiểu nhầm, giúp cho ra quyết định và giải quyết vấn đè nhanh và tối ưu hơn.

Trải nghiệm người dùng

Trải nghiệm người dùng (UX) là khái niệm mới liên quan chặt chẽ tới môi trường làm việc số. UX ảnh hưởng đáng kể đến năng suất số khi làm cho việc sử dụng các công cụ và nền tảng kỹ thuật số dễ dàng và hiệu quả hơn cho các nhân viên.

Thứ nhất, thiết kế UX có thể làm cho các công cụ và nền tảng số dễ dàng sử dụng.

Thứ hai, khi UX thiết kế tốt sẽ cải thiện hiệu quả của các công cụ và nền tảng số. Bằng cách tối ưu hóa luồng công việc và loại bỏ các bước không cần thiết, thiết kế UX có thể giúp nhân viên hoàn thành các nhiệm vụ nhanh hơn và ít sai sót hơn.

Thứ ba, khi UX thiết kế hiệu quả sẽ giảm áp lực suy nghĩ – năng lượng tinh thần của nhân viên khi họ không bị căng thẳng bởi các thông tin khó hiểu, không liên quan hoặc đòi hỏi suy nghĩ mới có thể giải quyết được yêu cầu công việc.

Thứ tư, thiết kế UX tốt giúp cho nhân viên nhất quán sử dụng các công cụ và nền tảng số mọi lúc, mọi nơi, mọi thời gian nhằm gia tăng năng suất số.

Cuối cùng, thiết kế UX cho phép các nhân viên có thể cá nhân hóa/ tùy biến sử dụng các công cụ và nền tảng số theo cách thức và phương pháp làm việc quen thuộc của họ.

Mô hình kinh doanh mở

Chuyển đổi số giúp cho doanh nghiệp mở rộng biên giới ảo của tổ chức với cộng đồng, đối tác và khách hàng. Mô hình kinh doanh của hiện tại và tương lai hướng tới kiến tạo vị thế cạnh tranh để gia tăng năng lực vận hành và phục vụ khách hàng. Các mô hình kinh doanh mở sẽ là động lực quan trọng gia tăng năng suất số thông qua các tính năng quan trọng.

Thứ nhất là tối ưu hoá giao tiếp: các mô hình mở giúp cho nhân viên phối hợp và giao tiếp dễ dàng trong nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp hướng tới gia tăng năng suất tổng thể.

Thứ hai, các mô hình mở giúp cho nhân viên truy cập và chia sẻ tài nguyên số, như tài liệu, dữ liệu và phần mềm dễ dàng giúp tăng năng suất bằng cách giảm thời gian tìm kiếm và sử dụng.

Thứ ba, các mô hình mở có thể giúp tự động hóa quy trình lặp đi lặp lại cho các nhân viên. Tự động hóa sẽ giúp cho nhân viên tập trung vào các công việc có giá trị gia tăng cao đối với tổ chức và khách hàng, từ đó cải thiện năng suất và hiệu suất số.

Cuối cùng, các mô hình mở giúp nhân viên tiếp cận phục vụ khách hàng nhiều hơn cũng như tương tác nhận được hỗ trợ từ cấp trên và đồng nghiệp nhanh và hiệu quả hơn.