Dùng dữ liệu trị nạn ‘lạm dụng sao y’

Một chiều cuối tháng 10 qua, gần chục người đến bộ phận một cửa UBND P.Hiệp Bình Chánh (TP.Thủ Đức, TP.HCM) làm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (còn gọi là sao y) giấy tờ để nộp hồ sơ xin việc, thực tập hoặc bổ sung văn bằng cho công ty. Bà Hồ Thị Cẩm Hồng (58 tuổi, ở P.Linh Xuân, TP.Thủ Đức) dự định xin làm bảo vệ chung cư ở gần nhà, công ty đòi bản photo CCCD phải được phường chứng thực nên bà phải xin nghỉ việc một buổi để hoàn thiện hồ sơ. Người phụ nữ này nhẩm tính tiền lương bị trừ hơn 150.000 đồng, tiền xăng xe khoảng 50.000 đồng, phí sao y 2.000 đồng/mặt. “Tôi thường sao y giấy tờ thành 5 – 6 bản để dành dùng dần vì nộp hồ sơ xin việc xong là công ty giữ, không trả lại để mình đem xin việc chỗ khác”, bà Hồng nói.

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Dù in nhiều bản để dành, nhưng bà Hồng cũng từng gặp phải trái đắng khi nộp hồ sơ, công ty yêu cầu giấy tờ phải còn thời hạn dưới 6 tháng dù cùng là thẻ CCCD. Đối với doanh nghiệp (DN), khi sao y giấy tờ số lượng lớn thì khoản lệ phí phải nộp lên đến hàng trăm ngàn đồng, thậm chí cả tiền triệu.

“Rất lãng phí, nhà tôi có cả xấp giấy tờ sao y, công chứng hơn 6 tháng, quá hạn nên giờ thành đống giấy lộn”, ông Tống Quang Minh (69 tuổi, ở P.11, Q.10, TP.HCM) chia sẻ với PV Thanh Niên về tình trạng lạm dụng giấy tờ sao y. Ông Minh là phiên dịch viên đã về hưu, từng làm sao y, công chứng đủ loại giấy tờ hộ tịch, bằng cấp, lý lịch cá nhân… cho bản thân, con, cháu trong gia đình và khách hàng. Thấy việc đi lại ra phường nhiều lần mất công, mất sức, ông Quang chọn ra văn phòng công chứng để làm hồ sơ cho nhanh hơn, dù chi phí bỏ ra nhiều hơn 2 – 3 lần.

Trong khi đó, chị Trần Khánh Vy (22 tuổi, P.Hiệp Bình Chánh) đã thấy phiền phức khi sao y giấy tờ để làm hồ sơ thực tập, lại càng thêm bực bội vì phải thanh toán lệ phí qua mã QR. “Cán bộ cho tôi xem màn hình trang web quay vòng hơn 10 phút mới xuất biên lai, trong khi nhiều người đang đợi phía sau”, chị Vy chia sẻ.

Ghi nhận tại P.Võ Thị Sáu (Q.3, TP.HCM), nhiều trường hợp đến phường chỉ để sao y một loại giấy tờ như thẻ CCCD, giấy phép đăng ký kinh doanh. Tuy lệ phí mỗi bản sao y chỉ 2.000 đồng nhưng người dân thấy phiền vì mất công đi ra tiệm photo in giấy tờ rồi ra phường để sao y. Tại TP.HCM, công chức tư pháp – hộ tịch được ủy quyền ký hồ sơ sao y nhằm giúp đẩy nhanh thời gian xử lý.

Công chức cũng mệt

Hiệp Bình Chánh là phường đông dân nhất TP.Thủ Đức, đến nay có hơn 100.000 người, nên nhu cầu sao y, chứng thực giấy tờ rất lớn. Ông Thi Văn Ngọc Tuấn, Phó chủ tịch UBND P.Hiệp Bình Chánh, cho biết trung bình mỗi ngày đơn vị tiếp nhận 65 lượt người đến làm thủ tục sao y, chứng thực, ngày cao điểm lên tới 80 lượt người. Chỉ riêng tháng 10, phường tiếp nhận gần 2.000 lượt người và cấp 9.894 bản sao y, chứng thực. Còn tính chung từ đầu năm đến nay, hơn 7.000 lượt người đến làm thủ tục này. “Vào tháng 5 – 6 hằng năm, khi học sinh, sinh viên nhập học, tốt nghiệp, làm hồ sơ xin việc thì khối lượng công việc tăng đột biến nên người dân phải đợi lâu hơn. Có khi chúng tôi làm đến hơn 12 giờ trưa”, ông Tuấn nói thêm.

Về khó khăn, ông Tuấn cho biết người dân có nhu cầu sao y, công chứng mang theo CCCD để cán bộ nhập thông tin lên hệ thống https://motcua.tphcm.gov.vn. Tuy nhiên, có những lúc mạng yếu, mạng chập chờn thì người dân phải đợi hơn 15 phút mới nhận kết quả. Thậm chí, có buổi cúp điện, UBND phường không thể trả kết quả liền mà chỉ tiếp nhận hồ sơ, rồi hẹn người dân đến lấy vào buổi làm việc tiếp theo.

Trung bình mỗi năm TP.HCM xử lý hàng triệu hồ sơ sao y, chiếm tỷ lệ lớn trong tổng số hồ sơ hành chính của địa phương. Chỉ riêng năm 2023, TP.HCM cấp hơn 7,6 triệu bản sao, chiếm khoảng 34% hồ sơ. Theo quy định chung, kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được số hóa, và với số lượng lên đến hàng triệu bản đã tạo áp lực lớn lên công chức. Bà Võ Thị Trung Trinh, Giám đốc Trung tâm chuyển đổi số TP.HCM, dẫn chứng có phường giải quyết 160 hồ sơ sao y nhưng chỉ số hóa 20 hồ sơ rồi cập nhật lên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính TP.HCM. Lý do, nếu số hóa toàn bộ kết quả sao y thì mất rất nhiều thời gian, có khi phải 21 giờ mới xong.

Điều bất cập hiện nay là dữ liệu số hóa kết quả sao y không được tái sử dụng. Ông Nguyễn Thanh Duy Tân, Trưởng phòng Tư pháp Q.Bình Tân, cho biết hiện nay đối với thủ tục sao y bản chính thì công chức phường không số hóa nữa vì vừa mất sức, vừa tốn dữ liệu mà lại không tái sử dụng kết quả được. Công chức chỉ số hóa hồ sơ khi người dân làm thủ tục chứng thực điện tử.

Phải liên thông dữ liệu

Luật sư Lê Trọng Thêm, điều hành Công ty luật LTT & Lawyers, nhìn nhận tình trạng lạm dụng giấy tờ sao y một phần do quy định đặt ra, nhưng phần lớn do các cơ quan, DN lo ngại giấy tờ giả. Dù quy định hiện hành cho phép người dân mang bản chính để đối chiếu nhưng tâm lý sợ sai khiến nhiều nơi vẫn đòi bản sao y “có dấu đỏ cho chắc ăn”.

Để giảm bớt tình trạng này, luật sư Thêm cho rằng cần phải tạo dựng niềm tin từ các DN và chính cơ quan nhà nước. Đối với DN, mô hình môi trường – xã hội – quản trị (ESG) đặt ra bài toán về năng lực quản trị, hành xử văn minh hơn. Khi tuyển dụng lao động, DN không cần đặt nặng yếu tố sao y mà chỉ cần nộp giấy tờ photo bình thường, khi trúng tuyển thì đối chiếu bản chính là đủ. Trong trường hợp người lao động sử dụng giấy tờ giả thì DN không ký hợp đồng, hoặc chấm dứt hợp đồng nếu phát hiện giấy tờ giả trong quá trình làm việc.

ẢNH: SỸ ĐÔNG

Đối với cơ quan nhà nước, số hóa dữ liệu và chia sẻ dữ liệu sẽ là lời giải cho những đòi hỏi giấy tờ phải được sao y, công chứng. Dù đây là việc cần nhiều thời gian, nguồn lực và cả yếu tố bảo mật thông tin cá nhân nhưng khi hoàn thành thì mọi việc đều dễ dàng hơn rất nhiều. Nếu dữ liệu liên thông, công chức chỉ cần nhập mã số bằng cấp, chứng chỉ là sẽ nhận đủ thông tin mà không cần sao y bản chính.

Đánh giá việc lạm dụng giấy tờ sao y bản chính là quá đáng và vô nghĩa, TS Trần Quang Thắng, đại biểu HĐND TP.HCM, cho rằng cần sớm tích hợp giấy tờ lên ứng dụng VNeID. Hiện nay, nhiều loại giấy tờ như BHYT, giấy phép lái xe, hồ sơ sức khỏe điện tử đã được cập nhật và mang lại nhiều tiện lợi. “Sao y bản chính còn làm giả được chứ giấy tờ cập nhật lên ứng dụng VNeID thì hoàn toàn có thể tin tưởng”, TS Thắng nói và cho biết các thông số nhân thân, quá trình làm việc, thậm chí cả lý lịch tư pháp cũng có thể cập nhật. Bên cạnh đó, vị đại biểu này cũng cho rằng cần có hàng rào kỹ thuật bảo vệ dữ liệu mang tính chất đời tư cá nhân. “Người bị ung thư, bệnh HIV, bệnh tình dục thì họ không muốn người khác biết. Cần có điều khoản riêng về bảo mật”, TS Thắng đề xuất.