Văn phòng số – giải pháp giúp doanh nghiệp thích ứng linh hoạt để phát triển bền vững

Doanh nghiệp điêu đứng vì thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự

Sau 3 năm chịu ảnh hưởng nặng nề bởi dịch COVID-19, đến năm 2023, nền kinh tế thế giới gặp thách thức lớn từ lạm phát tăng, các Ngân hàng Trung ương tăng lãi suất đẩy chi phí vốn tăng lên, nhu cầu tiêu dùng giảm kéo theo các sụt giảm doanh thu hàng hóa trong nước cũng như giảm nguồn thu từ xuất khẩu đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Báo cáo của Tổng cục Thống kê cho thấy, trong tháng 6/2023, số doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh có thời hạn là 60.200 doanh nghiệp, tăng 18,2% so với cùng kỳ năm trước. Trong khi đó, 31.000 doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể (tăng 28,9%) và 8.800 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể (tăng 2,8%). Như vậy, sau nửa đầu năm 2023, đã có 100.000 doanh nghiệp đóng cửa, trung bình có 16.700 doanh nghiệp đóng cửa mỗi tháng. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp trong nước đang “điêu đứng” bởi việc thắt chặt chi phí và thay đổi về nhân sự.

Theo 1C Việt Nam, các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề khai thác hiệu quả nguồn nhân lực, tối ưu hóa chi phí vận hành công ty. Một trong những nguyên nhân chính là do các doanh nghiệp chưa áp dụng được số hoá vào quy trình cơ cấu tổ chức và hoạt động phân quyền quản lý, từ đó dẫn đến việc thiếu giao tiếp và tương tác kém hiệu quả trong khâu làm việc liên phòng ban, chưa khai thác nguồn lực hiệu quả dẫn đến tốn kém chi phí, có thể xảy ra rủi ro lộ dữ liệu nội bộ của công ty.

1C Việt Nam đã nhận thấy các doanh nghiệp gặp khó khăn trong vấn đề khai thác hiệu quả nguồn nhân lực, tối ưu hóa chi phí vận hành công ty

Hiện nay, chuyển đổi số là một phần không thể thiếu của quá trình tái cơ cấu doanh nghiệp. Cả “tái cơ cấu” và “chuyển đổi số” đều là những quy trình cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện tại. Việc áp dụng công nghệ thông tin và số hóa là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình kinh doanh mới, nâng cao khả năng tương tác với khách hàng, đồng thời tăng cường quản lý thông tin và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Hai quá trình này tương thích và song hành, thực hiện tái cơ cấu dựa trên số hóa giúp đảm bảo sự thành công và sự bền vững để doanh nghiệp khi thích ứng với hoàn cảnh khó khăn.

Giải pháp văn phòng số giúp doanh nghiệp tái cơ cấu và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt

Ngày 21/7/2023, 1C Việt Nam đã tổ chức hội thảo với chủ đề “Giải pháp văn phòng số – Chiến lược tái cơ cấu doanh nghiệp và xây dựng năng lực thích ứng linh hoạt” nhằm định hướng và gợi ý những chiến lược tái cơ cấu doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế vĩ mô nhiều thách thức, hỗ trợ doanh nghiệp thích nghi và tạo nền móng vững chắc hướng tới phát triển bền vững.

Ông Alexander Evchenko – CEO 1C Việt Nam, chuyên gia tư vấn giải pháp chuyển đổi số thị trường châu Âu và Việt Nam – phát biểu tại hội thảo

Hội thảo có sự tham gia của khoảng 250 khách mời là các lãnh đạo, nhà quản lý cấp C-level, các doanh nghiệp, tập đoàn vừa và lớn cùng nhiều diễn giả đầu ngành trong lĩnh vực tư vấn tái cấu trúc – chuyển đổi số doanh nghiệp.

Hội thảo giúp tìm hiểu và trả lời câu hỏi vì sao các doanh nghiệp chọn phương pháp tái cơ cấu phòng ban và nhân sự trong bối cảnh kinh tế chung đầy biến động, nhằm đáp ứng các thách thức trong thời kỳ khó khăn hiện tại. Bên cạnh đó, hội thảo cũng giới thiệu giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro, tránh “bẫy” về chuyển đổi số tiềm ẩn trong quá trình này.

Ông Phạm Thành Đại Lĩnh – Giám đốc khối tư vấn Công nghệ số tại FPT Digital, chuyên gia công nghệ cấp tập đoàn tại FPT – chia sẻ tại hội thảo

Theo chia sẻ tại hội thảo, giải pháp “Văn phòng số” nhằm chuyển đổi mô hình quản lý và quy trình vận hành số hóa tài liệu lên thư viện điện tử, với tính năng vượt trội tìm kiếm nâng cao dựa trên siêu dữ liệu truy cập nhanh vào các tài liệu liên quan, tạo ra luồng truy xuất thông tin liền mạch, giúp người dùng tiếp diễn công việc trơn tru, không bị ngắt quãng do mất quá nhiều thời gian tìm kiếm tài liệu thủ công.

Bên cạnh đó, giải pháp này giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình công việc, quản lý giao việc, quản lý dự án, mở ra một không gian làm việc “ảo” khuyến khích sự hợp tác giữa mọi bộ phận và cá nhân trong công ty. Đối với những tập đoàn lớn, áp dụng giải pháp “Văn phòng số” có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy trình làm việc phức hợp, đa điều kiện liên kết giữa các phòng ban, giúp hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được tự động chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.

Đặc biệt, giải pháp sẽ đem lại sự kết hợp giữa việc “lưu trữ và quản trị dữ liệu tập trung” và “quản lý quy trình công việc” – hai điều quan trọng nhất trong quản trị doanh nghiệp, giúp công ty có một quy trình hoàn thiện, hoạt động, điều phối trơn tru mà hiện nay trên thị trường chưa có giải pháp nào có thể đáp ứng tốt cả hai điều kiện này.

Ông Alexander Bezborodov – Giám đốc phát triển giải pháp 1C:Document Management toàn cầu – trình bày về xu hướng chuyển đổi số trong quản trị vận hành trên thế giới

Với hệ sinh thái các giải pháp phần mềm của 1C, doanh nghiệp có thể thêm các “mảnh ghép” vào công cuộc chuyển đổi số bằng cách tích hợp các giải pháp khác do 1C nghiên cứu và phát triển như phần mềm quản trị sản xuất, phần mềm kế toán tài chính, phần mềm thương mại… để đạt được sự hoàn thiện tối đa trong quá trình số hóa doanh nghiệp.

Khách mời đến với hội thảo còn được lắng nghe những chia sẻ, kinh nghiệm thực tế thành công trong quá trình tái cơ cấu và chuyển đổi số doanh nghiệp từ các chuyên gia đầu ngành FPT Digital, EY-Parthenon… Những giải pháp này sẽ là thông tin hữu ích trong quá trình tái cơ cấu – thay đổi mô hình số hóa của doanh nghiệp.

Giai đoạn 12 tháng sắp tới được đánh giá là thời gian nhiều khó khăn và thách thức đối với các doanh nghiệp, việc đổi mới tái cơ cấu, tạo khả năng thích ứng linh hoạt là bước đi quan trọng để tăng hiệu quả trong hoạt động quản trị, tiết kiệm chi phí nhằm dồn nguồn lực để nâng cao khả năng cạnh tranh. Bằng cách tái cơ cấu doanh nghiệp và áp dụng công nghệ trong khâu quản trị, các nhà lãnh đạo sẽ tạo ra một hệ thống quản lý mới tinh gọn hơn, tối ưu hơn, mang tới nhiều cơ hội để thích nghi, tồn tại và phát triển bền vững.